Donera till arkivet

Donera till arkivet

 
Arkivet tar emot dokument som rör sverigefinländarnas liv och historia. Vi tar emot material från exempelvis föreningar, organisationer, företag och privatpersoner. Materialet skall bedömas vara intressant för forskare och framtida generationer.

Till vårt fysiska arkiv tar vi främst emot pappersdokument och fotografier. Arkivet tar INTE emot räkenskaper såsom kvitton och verifikat. Dessa bör med andra ord sorteras bort innan inlämning.

Arkivet tar för närvarande bara emot material som doneras till Arkivet.
Arkivet förbehåller sig också rätten för gallring.

OBS: För närvarande har arkivet mottagningsstopp på grund av rådande omständigheter.

Hur går en inlämning till?

 
1. Kontakta Sverigefinländarnas Arkiv genom att maila oss. Gör detta i god tid före eventuell leverans. Vi vill veta hur mycket material ni vill leverera, vilken typ av material det är, hur det är ordnat, vem som är kontaktperson för leveransen och vem arkivbildaren är (den vars material levereras till arkivet).

2. Samla ditt material och ordna det så väl som möjligt. Beräkna mängd och typ av material (exempelvis: 2 pärmar innehållande protokoll, tidningsurklipp och/eller fotografier). Detta ska uppges på reversalen. Man anger också antal levererade volymer och den tidsperiod handlingarna omfattar. Observera att Sverigefinländarnas arkiv inte tar emot verifikationer, kvitton.

3. Rensa bort plastmappar, gummiband och gem.

4. Bifoga eventuell arkivförteckning, innehållsregister eller annan skriftlig beskrivning av materialet.

5. Skriv ut och fyll i leveransreversalen. Denna ska bifogas till leveransen. Laddas ner här.

6. Vi kommer överens om när arkivbildaren kan leverera sitt material till Sverigefinländarnas Arkiv. Arkivbildaren står för fraktkostnaden.

7. När vi har mottagit leveransen skickar Sverigefinländarnas Arkiv en kopia på leveransreversalen ni lämnat in. Denna fungerar som kvitto på det levererade materialet och bekräftelse på att vi mottagit det.

 

Vilket material är intressant att spara?

 
Vad vill ni i din förening att framtiden ska veta om er verksamhet och roll i samhället? Föreningens handlingar kan vara betydelsefulla för morgondagens forskning. Det som bevaras i arkiven är delar av det gemensamma kulturarvet och bidrar till berättelsen om vår historia.
 

Vad gör arkivet?

 
Vi ordnar, förtecknar och förvarar materialet.
Att ordna och förteckna ett arkiv betyder att materialet gås igenom och organiseras enligt en bestämd plan. Sådant som kan skada handlingarna tas bort, exempelvis häftklamrar, gem, plastmappar och tejp. En arkivförteckning upprättas och materialet placeras i arkivboxar. Arkivförteckningen är ett slags innehållsförteckning som visar ordningen i arkivet och gör materialet sökbart. Materialet kommer att förvaras i lämplig arkivlokal och tillgängliggöras för allmänhet och forskning.
 

Vem äger materialet?

 
Överlämningen av arkivmaterial till Sverigefinländarnas Arkiv kan idag enbart ske som donation. Ägandeskap av materialet övergår med andra ord till Arkivet i samband med donationen. Detta för att förenkla hanteringen av rättigheter vid tillgängliggörande av arkivets material. I de fall där upphovsrättsskyddat material lämnats in, behåller upphovsmannen alltid upphovsrätten.

Det finns äldre material som är donerat och dessa arkiv ägs fortfarande av föreningen som donerat materialet och i dessa fall är det föreningen som avgör i vilken mån deras arkivmaterial ska vara tillgängligt för utomstående.